5 time management tips voor advocaten

Eric van den Heuvel senior training en timemanagement expert bij EenHelderHoofd.nl geeft 5 time management tips voor drukke advocaten.

Lange dagen, tijdsdruk en fatale termijn kunnen de werkdruk als advocaat behoorlijk opvoeren.

Je gaat naar huis, na een drukke dag en denkt op de weg terug over je dag. Wat heb je nou allemaal gedaan? Een heleboel, want je bent moe. Maar niet de dingen die je gehoopt had om vandaag te realiseren.

Natuurlijk heb je niet alles in de hand hoe je dag er uit ziet. Maar als je geen plan maakt voor je dag, dan kom je vanzelf in het plan van iemand anders terecht. Dan zit je thuis op de bank die pleitnota nog te schrijven, of uren te bladeren in jurisprudentie over gelijksoortige casussen.

Time management leidt tot gezonde stress in plaats van slechte stress. Zo voorkom je dus dat je snel geïrriteerd raakt, een lage tolerantiegrens voelt, of richting overspannenheid afglijdt.

Het beter organiseren van je werk is geen doel op zich maar een hulpmiddel. Je voelt je daardoor beter gewapend tegen die plotseling opkomen hectiek. 

Eric geeft vijf tips om je time management vaardigheden te verbeteren:

1.   Moet de afspraak zo snel mogelijk of kan het ook later?

Je krijgt een verzoek voor een afspraak. Wat doe je? Pak je het eerste vrije gaatje in je agenda? Dat is voor de meeste een standaard gewoonte. Probeer eens het volgende. Stel eerst de vraag: “Wanneer zou je uiterlijk de afspraak willen laten plaatsvinden?”. Je verneemt dan vanzelf of het spoed is. Kan het nog wel een paar weken wachten, plan de afspraak dan zo ver als mogelijk in je agenda.

2.   Plan die agenda nou niet zo vol

Ren jij van afspraak naar afspraak. Wanneer heb jij dan tijd om je in te lezen en achteraf je aantekeningen te verwerken tot concrete acties? Sla je daarom je privé afspraak over en wordt het weer een avondje doorhalen? Zorg voor ruimte tussen je afspraken en plan ook de reistijd in je agenda. En als laatste reserveer iedere week een redelijke buffer voor onvoorziene zaken.

3.   Cluster werkzaamheden

Terugbelverzoeken oppakken, mails versturen, collega’s raadplegen is onoverkomelijk. Dit kost tijd. Zorg dat dit efficiënt verloopt door gelijksoortige taken te clusteren. Je hoeft dan minder te schakelen als je bijvoorbeeld vijf telefoongesprekken achter elkaar doet. Je zit dan in een soort belmodes. Daarna pak je weer een andere werksoort op.

4.   Zorg voor storingsvrije tijd

Om je creativiteit ruimte te geven, is een rustige werkomgeving niet alleen prettig maar krijg je ook meer gedaan. Werk je in de ochtend misschien eerst thuis om minder interrupties te ervaren van collega’s en telefoontje dan merk je al snel dat je veel productiever bent. Zit je op kantoor, maak dan goede afspraken met de receptie en je collega’s dat je bepaalde tijdsblokken in je agenda niet gestoord mag worden. Spoedgevallen natuurlijk uitgezonder.

5.   Start de dag met een plan

Maak aan het begin van de dag een lijstje met alle zaken die je vandaag af moet hebben. Trek daaronder een streep en vul de lijst dan aan met zaken die je graag af zo willen hebben. Start als eerste met de bovenste werkzaamheden. Heb je de moet-klussen van vandaag af, kijk dan pas in je mail en ga dan pas communiceren met anderen. Want als je gaat communiceren met anderen, wordt je lijstje alleen maar langer.

Deze blog is geschreven door Eric van den Heuvel

Eric is senior training en timemanagement expert bij EenHelderHoofd.nl

Meer tips kun je vinden op  https://www.eenhelderhoofd.nl/tips